Privacyverklaring | P.M. Stadbouw

1. Wie we zijn en hoe u ons bereikt

P.M. Stadbouw is een bouw- en renovatiebedrijf in Rijswijk (Zuid-Holland). We zijn een vennootschap onder firma (vof), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86025538.

Voor de gegevens in deze verklaring zijn we de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent: we bepalen waarvoor en hoe uw gegevens worden gebruikt, en u kunt ons daarop aanspreken.

Heeft u een vraag over uw gegevens, of wilt u een van uw rechten gebruiken? Neem dan contact op met Pavlo Stadnyk:

2. Waarom we gegevens mogen gebruiken

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u als persoon zeggen, zoals uw naam, uw telefoonnummer of het adres waar we werken. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat het gebruik daarvan alleen toe met een geldige reden. Zo'n reden heet een grondslag. We gebruiken er vier:

Overeenkomst: de gegevens zijn nodig om een offerte te maken of een opdracht uit te voeren. Dat geldt ook als u ons om een offerte vraagt en er nog geen opdracht is.
Wettelijke plicht: de wet verplicht ons om gegevens te bewaren, zoals de administratie voor de Belastingdienst.
Gerechtvaardigd belang: we hebben een redelijk eigen belang dat zwaarder weegt dan de inbreuk op uw privacy. Bij elk gebruik op deze grond noemen we welk belang het is.
Toestemming: u geeft ons vooraf en apart toestemming. Die kunt u altijd weer intrekken.

In de hoofdstukken hierna staat per situatie welke gegevens we gebruiken, waarvoor en op welke grondslag.

3. Website en formulieren

Bezoekt u onze website, dan verwerkt onze hostingpartij Netlify technische gegevens, zoals uw IP-adres. Dat is nodig om de pagina's te tonen en de site te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een website die werkt en veilig is.

Via het contactformulier ontvangen we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Naam, e-mailadres en bericht zijn nodig: zonder die gegevens kunnen we uw vraag niet beantwoorden. Uw telefoonnummer is optioneel.

Via het offerteformulier ontvangen we het onderwerp van uw aanvraag, uw omschrijving, eventuele bijlagen (maximaal drie foto's of pdf's), het adres, de postcode en de plaats van het werk, uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, en uw voorkeur voor contact (bellen, WhatsApp of e-mail). Komt u via de pagina van een dienst, dan staat die dienst ook in de aanvraag. Die gebruiken we alleen om uw aanvraag in te delen.

Omschrijving, plaats, naam en e-mailadres zijn nodig om een offerte te kunnen maken. Kiest u voor bellen of WhatsApp, dan hebben we ook uw telefoonnummer nodig. De andere velden en de bijlagen zijn optioneel. Laat u ze leeg, dan helpen we u gewoon verder, maar stellen we misschien een paar extra vragen.

Doel: uw vraag beantwoorden, een offerte maken, contact met u opnemen via het kanaal dat u kiest en zo nodig een bezoek plannen. Grondslag: overeenkomst als uw vraag over een klus gaat. Bij andere vragen, en als u namens een bedrijf contact opneemt, is de grondslag gerechtvaardigd belang: we willen vragen kunnen beantwoorden en contact houden met zakelijke relaties.

Foto's van uw woning kunnen ook mensen, een huisnummer of uw interieur laten zien. Fotografeer daarom bij voorkeur geen personen. We gebruiken bijlagen alleen voor de offerte en de opdracht.

Bij elke inzending legt Netlify ook technische gegevens vast, zoals uw IP-adres, uw browser en de pagina waarvandaan u het formulier verstuurde. Alle formulierinzendingen gaan automatisch door een spamfilter (zie hoofdstuk 8). Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk ons beschermen tegen spam en misbruik van de formulieren.

4. WhatsApp, telefoon en e-mail

U kunt ons ook bellen, appen of mailen. Wat u ons dan vertelt of stuurt, gebruiken we om uw vraag te beantwoorden en afspraken met u te maken.

Telefoon: we zien uw nummer en noteren zo nodig uw naam en waar het gesprek over ging.
WhatsApp: we ontvangen uw nummer, de naam die u in WhatsApp gebruikt, en de berichten, foto's en bestanden die u stuurt.
E-mail: we ontvangen uw e-mailadres, uw naam en uw bericht, met eventuele bijlagen.

Grondslag: overeenkomst als het om een offerte of opdracht gaat. Bij andere vragen, en voor contactpersonen van bedrijven, is de grondslag gerechtvaardigd belang: vragen beantwoorden en contact houden met relaties.

WhatsApp en e-mail lopen via diensten van andere bedrijven. Daarover leest u meer in hoofdstuk 8.

5. Offerte, opdracht en uitvoering

Maken we een offerte of voeren we een opdracht uit, dan verwerken we deze gegevens:

uw naam en contactgegevens, en het adres van de werklocatie;
een omschrijving van het werk en de afspraken die we maken;
meer- en minderwerk: werk dat er tijdens de klus bij komt of juist vervalt;
de planning;
schriftelijke waarschuwingen: bij een bouwwerk moeten we u volgens de wet schriftelijk waarschuwen voor fouten die we opmerken in de opdracht, de tekeningen of de materialen die u aanlevert;
foto's en tekeningen van de situatie en van het werk.

Doel: de offerte maken en het werk plannen, uitvoeren en opleveren. Grondslag: overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen we geen offerte maken en het werk niet uitvoeren. Voor contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers is de grondslag gerechtvaardigd belang: we moeten met hen over het werk kunnen overleggen.

Willen we een foto van uw project op onze website of elders laten zien, dan vragen we u daar eerst apart toestemming voor. Grondslag: toestemming. U bent niet verplicht die te geven, en u kunt haar altijd weer intrekken. Dan halen we de foto weg en gebruiken we hem niet meer.

6. Administratie en facturen

Voor facturen en betalingen verwerken we uw naam en adres, de gegevens van de opdracht, de bedragen en de betalingen die we van u ontvangen. Zonder uw naam en adres kunnen we geen factuur maken. De wet verplicht ons deze administratie 7 jaar te bewaren. Grondslag: wettelijke plicht.

Schakelen we een boekhouder of accountant in, dan krijgt die toegang tot de administratie voor zover dat nodig is. De Belastingdienst kan bij een controle onze administratie inzien.

7. Gegevens die we via anderen krijgen

Soms krijgen we gegevens van iemand anders dan uzelf. Bijvoorbeeld van een huurder of verhuurder, een buurman, de beheerder van een vereniging van eigenaren (VvE), een contactpersoon op de bouwplaats of een aannemer die ons inschakelt. Het gaat dan meestal om uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en het adres waar we werken.

We gebruiken die gegevens alleen voor het werk waarvoor we ze kregen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk het werk kunnen afstemmen met de mensen die erbij betrokken zijn. Hebben we uw gegevens op deze manier gekregen, dan laten we u dat uiterlijk bij het eerste contact weten.

8. Wie uw gegevens ontvangen

We delen uw gegevens alleen met partijen die we voor ons werk nodig hebben. Een deel van die partijen is verwerker: een partij die gegevens voor ons verwerkt, volgens onze afspraken, en ze niet voor zichzelf mag gebruiken. Die afspraken staan in een verwerkersovereenkomst.

Netlify, Inc. (Verenigde Staten) host onze website en ontvangt en bewaart de inzendingen van de formulieren, met de bijlagen. Netlify is onze verwerker; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst van Netlify. Netlify schakelt zelf ook partijen in, zoals opslag in de cloud en het spamfilter Akismet van Automattic Inc. (Verenigde Staten). Akismet controleert alle formulierinzendingen op spam.
Neostrada (Your Hosting B.V., Nederland) verzorgt onze e-mail (info@pmstadbouw.nl): Neostrada bewaart onze berichten en verstuurt ze voor ons. Neostrada is onze verwerker; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst in de algemene voorwaarden van Neostrada.
WhatsApp Ireland Limited, onderdeel van Meta, verzorgt WhatsApp. WhatsApp versleutelt de inhoud van berichten end-to-end: alleen de afzender en de ontvanger kunnen ze lezen. WhatsApp verwerkt wel gegevens over uw account en uw gebruik van de app, volgens het privacybeleid van WhatsApp.
Een boekhouder of accountant, als we die inschakelen, voor de administratie.

We verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen reclame.

9. Doorgifte buiten Europa

Onze e-mailprovider Neostrada is gevestigd in Nederland, binnen de Europese Economische Ruimte (EER): de landen van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Netlify, Akismet en WhatsApp (Meta) kunnen uw gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken, buiten de EER. Dat mag alleen als uw gegevens daar goed beschermd zijn.

Voor de Verenigde Staten heeft de Europese Commissie daarvoor een adequaatheidsbesluit genomen: het EU-VS Data Privacy Framework. Volgens dat besluit bieden Amerikaanse bedrijven die zich bij dit kader aansluiten, een passend beschermingsniveau. Netlify neemt hieraan deel. Vervalt dit kader, dan gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Dat zijn vaste afspraken over gegevensbescherming, die in de verwerkersovereenkomst met Netlify zijn opgenomen.

Automattic (Akismet) werkt in opdracht van Netlify. Netlify moet volgens de wet met Automattic dezelfde afspraken over gegevensbescherming maken als wij met Netlify hebben. WhatsApp (Meta) legt in zijn eigen privacybeleid uit welke waarborg het gebruikt, zoals het Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen. Of een Amerikaans bedrijf aan het Data Privacy Framework deelneemt, kunt u zelf nakijken op de lijst van deelnemers. Wilt u meer weten over deze waarborgen, of een kopie van de afspraken met Netlify? Neem dan contact met ons op.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarvoor houden we deze termijnen aan:

Technische gegevens bij Netlify: niet langer dan nodig is voor de werking en beveiliging van de website.
Formulierinzendingen bij Netlify: niet langer dan de termijn die hieronder voor uw vraag, aanvraag of opdracht geldt.
Vragen en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Foto's en andere bijlagen verwijderen we al na 6 maanden.
Offertes die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na de datum van de offerte.
Berichten via WhatsApp en e-mail, en notities van telefoongesprekken: even lang als het dossier waar ze bij horen. Losse gesprekken zonder vervolg verwijderen we na 12 maanden.
Opdrachten, facturen, betalingen en de rest van de administratie: 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. De wet verplicht ons de administratie 7 jaar te bewaren.
Een beperkt projectdossier: tot 20 jaar na de oplevering bij een bouwwerk en tot 10 jaar bij ander werk.
Projectfoto's die we met uw toestemming laten zien: tot u uw toestemming intrekt.

In het projectdossier bewaren we alleen de opdracht, de tekeningen, de gekozen materialen en uitvoering, het dossier dat we bij een bouwwerk aan u overdragen, schriftelijke waarschuwingen, foto's van de uitvoering en berichten over gebreken.

Waarom zo lang? Volgens de wet kunt u een aannemer tot uiterlijk 20 jaar na de oplevering aanspreken op gebreken aan een bouwwerk, en tot uiterlijk 10 jaar bij ander werk. Met het dossier kunnen we een klacht dan goed beoordelen en ons zo nodig verdedigen. Grondslag: gerechtvaardigd belang. U kunt daartegen bezwaar maken, zie hoofdstuk 15.

11. Hoe we uw gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik. Bijvoorbeeld:

De website en de formulieren gebruiken een beveiligde verbinding (https).
Toegang tot uw gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft voor uw vraag, offerte of opdracht.
Formulierinzendingen bewaren we niet langer dan de termijnen in hoofdstuk 10.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek), dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Loopt u daardoor een hoog risico, dan laten we het u zo snel mogelijk weten.

12. Cookies en opslag in uw browser

Een cookie is een klein bestand dat een website in uw browser opslaat. Onze website plaatst nu één cookie: pm_toestemming. Daarin onthouden we uw keuze uit de cookiemelding, met de datum en de versie van de melding. Het cookie blijft 12 maanden staan. Daarna, of als de melding verandert, vragen we opnieuw om uw keuze.

Cookies voor statistieken en marketing plaatsen we alleen als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Met statistiekcookies meten we hoe bezoekers de site gebruiken. Met marketingcookies meten we of onze advertenties werken en stemmen we advertenties af op uw bezoek aan onze site. Zonder uw toestemming laden we ook geen scripts van zulke diensten. Grondslag: toestemming.

Nu gebruiken we zulke cookies nog niet. Zetten we een dienst voor statistieken of marketing in, dan staat hier welke dienst dat is, wie hem aanbiedt, waarvoor we hem gebruiken en hoe lang de cookies blijven staan. We laden geen kaarten of video's van andere partijen in, en het lettertype komt van onze eigen website.

Uw keuze wijzigen of intrekken kan altijd, en net zo makkelijk als toestemming geven. Kies onderaan elke pagina voor Cookie-instellingen. Daar ziet u per soort cookie wat u heeft gekozen en zet u een soort aan of uit. Kiest u Alleen noodzakelijk, dan vervalt alle toestemming in één keer. U kunt cookies ook zelf verwijderen in de instellingen van uw browser. Dan vragen we bij uw volgende bezoek opnieuw om uw keuze.

Stuurt uw browser het signaal Global Privacy Control mee, dan staat Marketing uit. Alleen als u Marketing zelf aanzet in de cookie-instellingen, geeft u daarvoor toestemming.

Daarnaast bewaart uw browser per pagina die u bezoekt de plek waar u op die pagina was. Dat gebeurt in sessionStorage, een tijdelijke opslag in uw browser. Gaat u terug naar een vorige pagina, dan komt u zo weer op dezelfde plek uit. Deze gegevens gaan niet naar ons of naar anderen en verdwijnen als u het tabblad sluit.

Het cookie pm_toestemming en deze tijdelijke opslag zijn nodig om de site te laten werken zoals u vraagt: uw keuze onthouden en u op de juiste plek terugbrengen. Daarom is er volgens de Telecommunicatiewet geen toestemming voor nodig.

Klikt u op een link naar WhatsApp, dan gaat u naar een dienst van WhatsApp (Meta). Daar gelden de regels van WhatsApp.

13. Wat we niet doen

We gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of reclame.
We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. Alleen het spamfilter van onze formulieren werkt automatisch: het zet berichten die op spam lijken apart. Hoort u na een aanvraag niets van ons, bel of app ons dan.
We maken geen profiel van u. Profilering betekent: met een computer persoonlijke kenmerken beoordelen, zoals uw voorkeuren of gedrag.

14. Uw rechten

U heeft deze rechten over uw gegevens:

Inzage: u mag weten welke gegevens we van u hebben en wat we ermee doen.
Correctie: kloppen uw gegevens niet, dan passen we ze aan.
Verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te wissen.
Beperking: u kunt ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld terwijl we nagaan of ze kloppen.
Overdracht: gegevens die u ons zelf gaf voor een offerte of opdracht, of met uw toestemming, kunt u in een gangbaar digitaal bestand opvragen of laten doorsturen naar een ander.
Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang. Meer daarover leest u in hoofdstuk 15.
Toestemming intrekken: heeft u ons toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Wat we vóór het intrekken met uw gegevens deden, blijft toegestaan.

Wilt u een recht gebruiken? Mail, bel of app ons via de gegevens in hoofdstuk 1. We reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, of krijgen we veel verzoeken, dan kan dat twee maanden langer duren. Dat laten we u dan binnen de eerste maand weten.

Een verzoek kost u niets. Alleen als we twijfelen of het verzoek echt van u komt, vragen we om extra gegevens.

Soms kunnen we gegevens niet meteen wissen. Dat geldt voor de administratie die we volgens de wet moeten bewaren, en voor gegevens die we nodig hebben bij een geschil of een claim, zoals het projectdossier.

15. Uw recht van bezwaar

Gebruiken we uw gegevens op grond van gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen op elk moment bezwaar maken vanwege uw persoonlijke situatie. Dat geldt onder meer voor uw gegevens als contactpersoon van een bedrijf, voor de technische gegevens bij uw bezoek aan onze website, voor de spamcontrole van de formulieren, voor gegevens die we via anderen krijgen en voor het projectdossier dat we langer bewaren.

Maakt u bezwaar, dan stoppen we met dat gebruik. Dat doen we alleen niet als we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of als we de gegevens nodig hebben bij een geschil of een claim. In dat geval leggen we u uit waarom.

16. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons dan gerust eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U mag ook meteen een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze verklaring

We passen deze verklaring aan als ons werk, onze website of de wet verandert, bijvoorbeeld de regels voor doorgifte naar de Verenigde Staten. Bovenaan deze pagina staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Kijk daarom af en toe of er iets is veranderd.

Privacy­verklaring⁠